La mayoría de los proyectos ERP no fracasan durante la implantación.
Fracasan antes del primer paso de configuración, cuando las expectativas están mal planteadas, las personas adecuadas no están implicadas y nadie ha documentado cómo funciona realmente la empresa.
En el primer episodio de nuestro podcast Who Changed the System?, Simon (cofundador y socio director) y Samuel (Director y Team Lead de Solution Consulting) repasan los cinco errores que vemos con más frecuencia.
Error 1: Esperar que el ERP lo solucione todo
Escuchamos las mismas expectativas una y otra vez: el ERP debería mejorarlo todo, tiene que pagarse solo, los procesos deberían ser más ágiles y todos los problemas deberían desaparecer. Muchas empresas ven en un sistema grande y caro la cura para problemas que tienen poco que ver con el software. Responsabilidades poco claras, soluciones improvisadas en Excel y un equipo directivo que no ha acordado sus objetivos son ejemplos habituales.
Pregúntese antes de empezar: ¿cuál es exactamente el problema que queremos resolver, y un sistema nuevo lo solucionaría por sí solo? Si la respuesta es «no estoy seguro», el proyecto debería empezar con un diagnóstico, no con la selección de software.
Error 2: Externalizar el proyecto y la responsabilidad
«Simplemente se lo entregamos a los consultores» es probablemente la suposición más cara en los proyectos ERP. Un partner puede diseñar, configurar y migrar. Pero las personas que conocen el trabajo diario tienen que formar parte del proyecto, porque saben dónde se rompen realmente los procesos.
Busque usuarios clave: personas motivadas, con una visión general de los procesos y que sepan lo que ocurre realmente día a día. Aquí la motivación importa más que la habilidad. Los compañeros que ven cómo el sistema les facilita el trabajo lo impulsarán. Planifique su tiempo desde el principio. Un proyecto que avanza junto al trabajo diario sin recursos dedicados se estancará.
Error 3: Subestimar la preparación para el cambio
La dirección suele estar más abierta al cambio que el equipo que tiene que trabajar con el nuevo sistema. La resistencia rara vez aparece en la gran reunión. Aparece en silencio. Un compañero sigue usando su hoja de Excel simplemente porque está acostumbrado, y nadie se da cuenta hasta que el arranque deja al descubierto las carencias.
Lo que ayuda: comunicar pronto el beneficio para cada usuario, atender sus inquietudes y planificar victorias rápidas. Si algunas funciones facilitan el trabajo diario de inmediato, inclúyalas en la primera fase. Las personas se mantienen comprometidas con un proyecto que mejora sistemáticamente su día a día.
Error 4: Digitalizar un proceso defectuoso
«Basura entra, basura sale» es un dicho antiguo, y sigue siendo válido. Un proceso defectuoso que se digitaliza sigue siendo un proceso digital defectuoso, solo que más rápido.
Antes de configurar nada, mapee los procesos de principio a fin. Pregunte por qué existe cada paso y qué necesidad de negocio hay detrás. Después diseñe el proceso en torno a esa necesidad, en lugar de copiar el antiguo 1:1. La observación de Simon tras muchos proyectos de selección: los sistemas ERP se eligen a menudo a partir de listas de requisitos muy largas, y dos tercios de las funciones nunca se utilizan. Una función que existe en el software estándar no ayuda si no encaja con la forma en que trabaja realmente su empresa. Piense en procesos, no en funciones.
Error 5: Empezar con datos maestros sin depurar
Años de datos maestros, números duplicados, campos poco claros y registros antiguos que nadie eliminó nunca. Trasladar todo a un sistema nuevo es mala idea. Los datos limpios son la base de una migración sin contratiempos.
La buena noticia: la IA hace que la limpieza y la normalización sean mucho más rápidas que antes. El inconveniente: sigue teniendo que hacerse antes de la migración, no después del arranque.
Antes de empezar: una lista de comprobación
- ¿Está definido el problema, y es el software la respuesta correcta?
- ¿Están designados los usuarios clave, y tienen tiempo?
- ¿Ha asumido alguien interno la responsabilidad del proyecto?
- ¿Se han mapeado los procesos de principio a fin?
- ¿Están depurados los datos maestros, o está planificada su depuración?
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debería realizarse una fase de concepto?
Antes de elegir el software, o como muy tarde antes de empezar la configuración. Una fase de concepto aclara procesos, requisitos y presupuesto, para que la selección se base en hechos.
¿Necesitamos un responsable interno del proyecto?
Sí. Un partner puede apoyar el proyecto, pero las decisiones y la responsabilidad deben estar dentro de su empresa.
¿Puede la IA ayudar con los datos maestros?
Sí. La IA puede limpiar y normalizar datos mucho más rápido que el trabajo manual. Aun así, necesita una estructura objetivo clara, y alguien tiene que revisar los resultados.
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