Die meisten ERP-Projekte scheitern nicht während der Implementierung.
Sie scheitern, bevor der erste Konfigurationsschritt erfolgt: wenn die Erwartungen falsch gesetzt sind, die richtigen Personen nicht an Bord sind und niemand erfasst hat, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet.
In der ersten Folge unseres Podcasts Who Changed the System? gehen Simon (Co-Founder und Managing Partner) und Samuel (Director & Team Lead Solution Consulting) die fünf Fehler durch, die wir am häufigsten sehen.
Fehler 1: Vom ERP erwarten, dass es alles löst
Wir hören immer wieder dieselben Erwartungen: Das ERP soll alles besser machen, es muss sich selbst bezahlen, Prozesse sollen schlanker laufen, und alle Probleme sollen verschwinden. Viele Unternehmen sehen in einem großen, teuren System das Heilmittel für Probleme, die wenig mit Software zu tun haben. Unklare Zuständigkeiten, Workarounds in Excel und eine Geschäftsführung, die sich nicht auf ihre Ziele geeinigt hat, sind typische Beispiele.
Fragen Sie sich vor dem Start: Welches Problem genau wollen wir lösen, und würde ein neues System es allein beheben? Wenn die Antwort „Ich bin nicht sicher“ lautet, sollte das Projekt mit einer Diagnose beginnen, nicht mit der Softwareauswahl.
Fehler 2: Projekt und Verantwortung aus der Hand geben
„Wir geben das einfach an die Berater ab“ ist wohl die teuerste Annahme in ERP-Projekten. Ein Partner kann entwerfen, konfigurieren und migrieren. Aber die Menschen, die die tägliche Arbeit kennen, müssen Teil des Projekts sein, denn sie wissen, wo Prozesse wirklich brechen.
Suchen Sie Key-User: Personen, die motiviert sind, einen Überblick über die Prozesse haben und wissen, was im Alltag tatsächlich passiert. Motivation ist hier wichtiger als Fachwissen. Kolleginnen und Kollegen, die sehen, wie das System ihre Arbeit erleichtert, treiben es voran. Planen Sie ihre Zeit im Voraus. Ein Projekt, das neben dem Tagesgeschäft ohne eigene Ressourcen läuft, wird ins Stocken geraten.
Fehler 3: Veränderungsbereitschaft unterschätzen
Die Führungsebene ist oft offener für Veränderung als das Team, das mit dem neuen System arbeiten muss. Widerstand zeigt sich selten in der großen Runde. Er zeigt sich leise. Eine Kollegin führt weiter ihre Excel-Tabelle, einfach weil sie daran gewöhnt ist, und niemand bemerkt es, bis der Go-Live die Lücken aufdeckt.
Hilfreich ist, den Nutzen für jeden Anwender früh zu benennen, auf seine Bedenken einzugehen und schnelle Erfolge einzuplanen. Wenn einige Funktionen den Arbeitsalltag sofort erleichtern, nehmen Sie sie in die erste Phase auf. Menschen bleiben einem Projekt verbunden, das ihren Tag konsequent besser macht.
Fehler 4: Einen fehlerhaften Prozess digitalisieren
„Garbage in, garbage out“ ist ein altes Sprichwort, und es gilt immer noch. Ein fehlerhafter Prozess, der digitalisiert wird, ist ein fehlerhafter digitaler Prozess, nur schneller.
Bevor etwas konfiguriert wird, erfassen Sie die Prozesse von Anfang bis Ende. Fragen Sie, warum jeder Schritt existiert und welcher geschäftliche Bedarf dahintersteht. Gestalten Sie den Prozess dann um diesen Bedarf herum, statt den alten 1:1 zu kopieren. Simons Beobachtung aus vielen Auswahlprojekten: ERP-Systeme werden oft anhand langer Anforderungslisten ausgewählt, und zwei Drittel der Funktionen werden nie genutzt. Eine Funktion, die im Standard vorhanden ist, hilft nicht, wenn sie nicht zur Arbeitsweise Ihres Unternehmens passt. Denken Sie in Prozessen, nicht in Funktionen.
Fehler 5: Mit unbereinigten Stammdaten starten
Jahrelang gewachsene Stammdaten, doppelte Nummern, unklare Felder und alte Einträge, die nie entfernt wurden. Alles unverändert in ein neues System zu übernehmen, ist eine schlechte Idee. Saubere Daten sind das Fundament einer reibungslosen Migration.
Die gute Nachricht: KI macht Bereinigung und Normalisierung heute deutlich schneller als früher. Der Haken: Sie muss trotzdem vor der Migration stattfinden, nicht erst nach dem Go-Live.
Vor dem Start: eine Checkliste
- Ist das Problem definiert, und ist Software die richtige Antwort darauf?
- Sind Key-User benannt, und haben sie die Zeit dafür?
- Hat jemand aus dem Unternehmen die Verantwortung für das Projekt übernommen?
- Sind die Prozesse von Anfang bis Ende erfasst?
- Sind die Stammdaten bereinigt, oder ist die Bereinigung geplant?
FAQ
Wann sollte eine Konzeptphase stattfinden?
Vor der Softwareauswahl, spätestens aber vor Beginn der Konfiguration. Eine Konzeptphase klärt Prozesse, Anforderungen und Budget, damit die Auswahl auf Fakten beruht.
Brauchen wir einen internen Projektverantwortlichen?
Ja. Ein Partner kann das Projekt unterstützen, aber Entscheidungen und Verantwortung müssen im Unternehmen liegen.
Kann KI bei Stammdaten helfen?
Ja. KI kann Daten deutlich schneller bereinigen und normalisieren als manuelle Arbeit. Sie braucht trotzdem eine klare Zielstruktur, und jemand muss die Ergebnisse prüfen.
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