A maioria dos projetos ERP não falha durante a implementação.
Falha antes do primeiro passo de configuração, quando as expectativas estão mal definidas, as pessoas certas não estão envolvidas e ninguém mapeou como a empresa funciona de facto.
No primeiro episódio do nosso podcast Who Changed the System?, o Simon (cofundador e sócio-gerente) e o Samuel (Diretor e Team Lead de Solution Consulting) percorrem os cinco erros que mais vezes vemos.
Erro 1: Esperar que o ERP resolva tudo
Ouvimos sempre as mesmas expectativas: o ERP deve melhorar tudo, tem de se pagar a si próprio, os processos devem ficar mais leves e todos os problemas devem desaparecer. Muitas empresas veem num sistema grande e caro a cura para problemas que pouco têm que ver com software. Responsabilidades pouco claras, soluções improvisadas em Excel e uma direção que não acordou os seus objetivos são exemplos comuns.
Pergunte-se antes de começar: qual é exatamente o problema que queremos resolver, e um novo sistema resolve-o por si só? Se a resposta for «ão tenho a certeza», o projeto deve começar com um diagnóstico, não com a escolha de software.
Erro 2: Externalizar o projeto e a responsabilidade
«Entregamos isto aos consultores» é provavelmente a suposição mais cara em projetos ERP. Um parceiro pode desenhar, configurar e migrar. Mas as pessoas que conhecem o trabalho do dia a dia têm de fazer parte do projeto, porque sabem onde os processos realmente falham.
Procure utilizadores-chave: pessoas motivadas, com uma visão geral dos processos e que saibam o que acontece de facto no dia a dia. Aqui a motivação pesa mais do que a competência. Os colegas que veem o sistema facilitar-lhes o trabalho vão empurrá-lo para a frente. Planeie o tempo deles com antecedência. Um projeto que decorre à margem da atividade diária, sem recursos dedicados, vai estagnar.
Erro 3: Subestimar a preparação para a mudança
A direção costuma estar mais aberta à mudança do que a equipa que vai trabalhar com o novo sistema. A resistência raramente aparece na grande reunião. Aparece em silêncio. Um colega continua a usar a sua folha de Excel simplesmente porque está habituado, e ninguém repara até o arranque expor as falhas.
O que ajuda: comunicar cedo o benefício para cada utilizador, responder às suas preocupações e planear ganhos rápidos. Se algumas funcionalidades facilitarem logo o trabalho diário, coloque-as na primeira fase. As pessoas mantêm-se comprometidas com um projeto que melhora consistentemente o seu dia.
Erro 4: Digitalizar um processo defeituoso
«Lixo entra, lixo sai» é um provérbio antigo, e continua a ser verdade. Um processo defeituoso que é digitalizado continua a ser um processo digital defeituoso, apenas mais depressa.
Antes de configurar qualquer coisa, mapeie os processos de ponta a ponta. Pergunte porque existe cada passo e que necessidade de negócio está por trás dele. Depois desenhe o processo em torno dessa necessidade, em vez de copiar o antigo 1:1. A observação do Simon em muitos projetos de seleção: os sistemas ERP são frequentemente escolhidos a partir de longas listas de requisitos, e dois terços das funções nunca são usadas. Uma funcionalidade que existe no software standard não ajuda se não se adequar à forma como a sua empresa trabalha. Pense em processos, não em funcionalidades.
Erro 5: Começar com dados mestre por limpar
Anos de dados mestre, números duplicados, campos pouco claros e registos antigos que ninguém chegou a eliminar. Transferir tudo para um sistema novo é uma má ideia. Dados limpos são a base de uma migração sem sobressaltos.
A boa notícia: a IA torna a limpeza e a normalização muito mais rápidas do que antes. O senão: continua a ter de acontecer antes da migração, não depois do arranque.
Antes de começar: uma lista de verificação
- O problema está definido, e o software é a resposta certa para ele?
- Os utilizadores-chave estão identificados, e têm tempo disponível?
- Alguém interno assumiu a responsabilidade pelo projeto?
- Os processos foram mapeados de ponta a ponta?
- Os dados mestre estão limpos, ou a limpeza está planeada?
Perguntas frequentes
Quando deve acontecer uma fase de concepção?
Antes de escolher o software, ou, o mais tardar, antes de a configuração começar. Uma fase de concepção clarifica processos, requisitos e orçamento, para que a seleção assente em factos.
Precisamos de um responsável interno pelo projeto?
Sim. Um parceiro pode apoiar o projeto, mas as decisões e a responsabilidade têm de estar dentro da sua empresa.
A IA pode ajudar com os dados mestre?
Sim. A IA consegue limpar e normalizar dados muito mais depressa do que o trabalho manual. Ainda assim, precisa de uma estrutura-alvo clara, e alguém tem de verificar os resultados.
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