Contabilidade alemã com o Odoo

Fundamentos da contabilidade alemã no Odoo

Odoo O Odoo oferece funcionalidades de contabilidade abrangentes para mais de 30 países, incluindo a Alemanha.

Para a Alemanha, estão disponíveis pacotes de localização fiscal específicos que pré-configuram o sistema de acordo com a legislação fiscal alemã. Ao criar uma nova base de dados Odoo Online, o SKR03 é instalado por predefinição.

Os dois planos de contas mais comuns, SKR03 e SKR04, são compatíveis. Pode verificar qual o plano de contas instalado em Contabilidade ‣ Configuração ‣ Definições, no campo Pacote, em Localização fiscal.

Tenha em atenção que só é possível alterar o pacote enquanto não tiverem sido criados lançamentos contabilísticos.

O Odoo está em conformidade com as GoBD

A conformidade com as GoBD é um aspeto importante da contabilidade. O Odoo 18 está certificado de acordo com a norma alemã GoBD (IDW PS 880). A documentação relevante está disponível online. No entanto, a responsabilidade pela conservação completa e exaustiva dos dados com relevância fiscal cabe ao próprio contribuinte.

Odoo oferece funcionalidades abrangentes para o cumprimento das normas contabilísticas e a conformidade com as GoBD:

Contas

A «funcionalidade Contas» permite uma análise detalhada dos lançamentos. Através de vários relatórios, é possível rastrear que lançamentos foram feitos numa determinada conta, quando e por quem. Além disso, é possível analisar as taxas de imposto aplicadas por conta.

Diários

A «funcionalidade Diário» permite ver os lançamentos de um diário. É possível rastrear que taxas e valores de imposto foram utilizados nesse diário. Na versão mais recente do Odoo, foi ainda acrescentada a funcionalidade «Relatório de diário».

Lançamentos e movimentos

A «funcionalidade Lançamento contabilístico» garante um registo de auditoria claro de todas as alterações e ações nos lançamentos. Cada lançamento tem uma identificação única por sequência contínua.

Bloqueio de períodos 

O Odoo permite definir datas de bloqueio de períodos, seja para fechar um período para efeitos fiscais, seja para o fechar por completo (p. ex., após as demonstrações financeiras anuais).

Princípio do controlo duplo

Para alterações sensíveis, como novas contas bancárias de saída, é possível configurar aprovações com base no princípio do controlo duplo.

Acompanhamento e registo de alterações nos campos

Além disso, o Odoo acompanha as alterações nos campos e regista-as por completo.

Acesso aos dados para auditores

Odoo O Odoo oferece três formas de dar acesso aos dados aos auditores:

• Com frequência, o DATEV é utilizado como solução contabilística final e a auditoria é feita diretamente no DATEV.
• É possível exportar lançamentos contabilísticos ou dados mestre num formato CSV ou XLSX estruturado (a configuração dos campos da exportação pode ser personalizada).
• Existe a possibilidade de criar um utilizador com o grupo de permissões «Auditor», que tem acesso total, apenas de leitura, à área de contabilidade do sistema a qualquer momento.

Conformidade com os 6 critérios de segurança de auditoria

Odoo O Odoo cumpre os 6 critérios de segurança de auditoria:

1. Rastreabilidade e verificabilidade (GoBD, capítulo 3.1): o Odoo mantém um histórico e um acompanhamento de todas as alterações, incluindo quando e por quem foram feitas.

2. Integridade (GoBD, capítulo 3.2.1): um ERP só pode apoiar o registo completo de todos os documentos, o que se refere sobretudo ao carregamento de todos os documentos relevantes. Neste aspeto, importa ter especial atenção à lista de documentos relevantes.

3. Exatidão (GoBD, capítulo 3.2.2): com a configuração correta, o Odoo garante que são utilizadas as contas certas e que os mecanismos de controlo entre encomendas e faturas refletem a realidade do negócio.

4. Registo e documentação atempados (GoBD, capítulo 3.3): os dados financeiros são, em grande parte, gerados automaticamente a partir dos objetos de transação, o que garante um lançamento e um registo atempados.

5. Organização (GoBD, capítulo 3.4): os dados financeiros estão organizados por predefinição e podem ser ordenados por vários campos, o que permite uma gestão de dados estruturada e clara.

6. Imutabilidade (GoBD, capítulo 3.5): a localização Odoo alemã está configurada por predefinição de modo a permitir o cumprimento da cláusula de imutabilidade. As alterações ficam registadas e não podem ser feitas sem deixar rasto.

Casos de utilização e fluxos de trabalho típicos na Alemanha

Odoo Na Alemanha, o Odoo é frequentemente utilizado em conjunto com o DATEV para transmitir dados às autoridades de forma simples. A utilização «autónoma» é possível, mas rara na prática.

Fluxos de trabalho no Odoo

• As faturas de cliente são criadas, lançadas e enviadas no Odoo.
• As faturas de fornecedor são processadas e lançadas no Odoo.
• Também é possível criar acréscimos e diferimentos (automáticos) para este efeito.
• Importação de extratos bancários de bancos e prestadores de serviços de pagamento e reconciliação com movimentos em aberto (correspondência de pagamentos).
• Exportação de pagamentos e transferências agrupadas.
• Contabilização de ativos fixos e lançamentos de amortização. No Odoo, é possível configurar classes de ativos com métodos e prazos de amortização específicos. Também é possível definir as contas associadas à amortização e o respetivo lançamento no balanço e na demonstração de resultados.
• Lançamentos automáticos de valorização de existências.
• Vários lançamentos especiais (p. ex., empréstimos, provisões, …).
• Relatórios de gestão com balanço, demonstração de resultados e fluxo de caixa sempre atualizados.
• Verificação dos números de identificação para efeitos de IVA (interface VIES).
• Compatibilidade com faturas digitais em X-Rechnung, ZUGFeRD 2.0 e Peppol. O Odoo é compatível com uma vasta seleção de formatos de fatura eletrónica e permite enviar e receber faturas diretamente através da Peppol. Ao importar faturas EDI (intercâmbio eletrónico de dados), o Odoo consegue ler automaticamente a fatura eletrónica e preencher os respetivos campos. É possível guardar um formato de fatura eletrónica predefinido no contacto.
• Arquivo com relatórios de auditoria.
• 
  

Processos de apoio no Odoo (do ponto de vista contabilístico)

• Contabilidade analítica
• Acompanhamento de orçamentos
• Aprovação de faturas
• Registo de tempos
• Encomendas de venda
• Ordens de compra
• 
  

Os processos seguintes podem ser realizados no DATEV / Addison ou no Odoo

• Declaração de IVA (USt-VA): descarregar e carregar via Elster Client
• Intrastat: descarregamento e carregamento no portal
• Declaração recapitulativa (ZM-Meldung): continua a ser necessária uma conta Elster
• Lançamentos de fecho do exercício (através do processo DATEV ou de um lançamento de fecho no Odoo)
• 
  

Normalmente não tratado no Odoo

• Processamento de salários na Alemanha.
• Transmissão/exportação eletrónica do balanço para as autoridades (possível através do ELSTER).
• 
  

Distribuição típica de tarefas entre o Odoo e o DATEV

Interface Odoo DATEV

A exportação/importação DATEV facilita a transferência de dados entre o Odoo e o DATEV, o software de referência para contabilistas e consultores fiscais na Alemanha.

É necessária uma interface para dar ao consultor fiscal visibilidade sobre os documentos e lançamentos da empresa, verificar a sua integridade e garantir a correta afetação às contas. Isto também assegura a conformidade com os GoB (princípios contabilísticos geralmente aceites).

Desde 2024, a much. Consulting disponibiliza uma interface DATEV certificada e baseada em API para o Odoo.

As vantagens:

• Início de sessão fácil e seguro: com SmartLogin integrado e salvaguardas no fim de sessão.
• Transferência de dados automática: exportação agendada de dados mestre, lançamentos contabilísticos e documentos de suporte.
• Exportação personalizável: diários a transferir, frequência de exportação e campos a incluir.
• Registo completo: acompanhe erros com registos detalhados e ligações de ajuda.
• Interface fácil de utilizar: design intuitivo integrado diretamente no Odoo.

Para além da API automática, continua a ser possível:

• Descarregar ficheiros em CSV ou XML
• Reconciliar transações (OPOS)
• Gerir contas analíticas
• Gerar automaticamente números de conta de parceiros
• Importar ficheiros DATEV e muito mais!

Relatórios

Odoo O Odoo disponibiliza relatórios específicos para a Alemanha na edição Enterprise: balanço patrimonial, demonstração de resultados, declaração periódica de IVA (Umsatzsteuervoranmeldung), declaração recapitulativa (EG-Verkaufsliste) e Intrastat.

A declaração periódica de IVA (USt-VA) e o relatório Intrastat podem ser descarregados e carregados através dos respetivos portais (Elster Client para a declaração de IVA).

É possível criar relatórios personalizados, p. ex., relatórios fiscais, balanços patrimoniais e demonstrações de resultados com agrupamentos e layouts específicos.

A exportação do relatório SAF-T é feita em Contabilidade ‣ Relatórios ‣ Razão geral, através do botão PDF (selecione SAF-T). No Luxemburgo, a exportação do ficheiro FAIA (semelhante ao SAF-T) é feita em Contabilidade ‣ Relatórios ‣ Relatórios de auditoria ‣ Razão geral ‣ FAIA.

Em Relatórios, encontra-se o relatório de impostos, que pode ser exportado para a declaração de IVA em formato PDF e XLSX.

Notas importantes

A localização fiscal deve ser definida corretamente antes dos primeiros lançamentos contabilísticos, uma vez que não pode ser alterada mais tarde.

Odoo O Odoo é compatível a nível global, e os pacotes de localização fiscal configuram a base de dados de acordo com os impostos, as posições fiscais e o plano de contas de cada país.

Para questões contabilísticas mais complexas, pode ser aconselhável procurar aconselhamento profissional. Os temas podem incluir impostos em documentos, gestão de orçamentos, DATEV, lançamentos manuais, ativos fixos, diferimentos, consolidação, demonstrações financeiras anuais, alfândegas, reporte às autoridades e plano de contas.

A much. Consulting é uma empresa de consultoria ERP especializada em Odoo, com uma equipa dedicada de consultoria ERP financeira e experiência na implementação da contabilidade segundo vários GAAP, as IFRS e as normas dos EUA. Somos Odoo Gold Partner e temos certificação ISAE 3402 Tipo 1 e 2.

Perguntas Mais Frequentes (FAQ) sobre contabilidade alemã no Odoo 

O Odoo está em conformidade com as normas alemãs GoBD? 

Sim. O Odoo está certificado de acordo com a norma GoBD (IDW PS 880). Cumpre os seis critérios de segurança de auditoria, incluindo a imutabilidade, a rastreabilidade e o registo atempado, garantindo que a contabilidade digital cumpre os requisitos da autoridade tributária alemã.

O Odoo é compatível com os planos de contas SKR03 e SKR04? 

Sim. Tanto o SKR03 como o SKR04 são compatíveis através dos pacotes de localização fiscal alemã do Odoo. Estes pacotes pré-configuram automaticamente o sistema com as contas e as taxas de imposto corretas, mas é necessário selecionar o pacote pretendido antes de efetuar qualquer lançamento contabilístico.

Como envio os meus dados contabilísticos do Odoo para o DATEV? 

Utilize a exportação DATEV para transferir lançamentos contabilísticos e dados mestre para o seu consultor fiscal. Pode utilizar uma interface certificada baseada em API que automatiza a transferência de documentos e lançamentos diretamente do Odoo para o DATEV, com SmartLogin integrado.