As empresas continuam a fazer encomendas umas às outras por e-mail, PDF e telefone. Muitas vezes, ainda é preciso alguém abrir cada anexo e introduzi-lo manualmente no ERP. Mas o EDI elimina esse passo.
O EDI, ou Electronic Data Interchange (intercâmbio eletrónico de dados), é a troca automatizada de documentos comerciais padrão (por exemplo, encomendas de compra e faturas) diretamente do sistema de uma empresa para o de outra.
Com esta tecnologia, uma encomenda pode ser enviada num formato normalizado diretamente do sistema de uma empresa para o de outra.
O conector Odoo EDI da much. & Procuros automatiza o processamento de encomendas através da ligação aos seus parceiros EDI, enquanto a IA trata do resto.
As empresas enfrentam 3 grandes desafios ao integrar o EDI no seu ERP
A parte difícil de um projeto EDI raramente é o próprio ERP. Muitas vezes, é a ligação às empresas do outro lado.
Há três problemas que surgem em quase todos os projetos:
1. Onboarding lento: Cada empresa utiliza um formato diferente, pelo que cada ligação tem de ser configurada manualmente
2. Processo manual por natureza: Os fornecedores mais pequenos que não utilizam EDI continuam a enviar encomendas por e-mail, PDF ou telefone, pelo que essas encomendas ainda têm de ser introduzidas manualmente
3. Dados não estruturados: Os dados das encomendas estão dispersos por formulários, PDF e mensagens EDI, pelo que nenhum deles pode servir de base fiável para relatórios ou automatização.
Enquanto ERP open-source, o Odoo pode ligar-se facilmente a qualquer tecnologia que escolha. Com a integração EDI certa, consegue resolver os três desafios.
O conector Odoo EDI da much. x Procuros liga-o a todos os seus fornecedores
O Odoo consegue enviar e receber faturas eletrónicas de origem. É compatível com Factur-X, XRechnung (Alemanha) e outros formatos específicos de cada país. Para além disso, funciona como o seu ponto de acesso Peppol para a faturação eletrónica.
Mas os clientes e fornecedores utilizam frequentemente os seus próprios formatos de encomenda, e o Odoo nem sempre consegue ler estes dados. Isto significa que as equipas têm de criar modelos de encomenda de raiz para cada parceiro.
A Procuros é uma plataforma EDI que se liga aos seus parceiros de negócio e utiliza IA para extrair e validar dados de documentos não EDI, como encomendas em PDF. Também assinala os documentos incorretos e devolve-os ao remetente antes de estes erros chegarem ao seu sistema.
Mantém uma única ligação entre o seu Odoo e a Procuros, e a Procuros gere tudo o resto.
O conector Odoo EDI da much. & Procuros resolve-os todos de uma vez, ao eliminar a configuração de uma ligação individual por parceiro.
Desenvolvemos o conector do Odoo em conjunto com a Procuros, e está disponível no marketplace para qualquer cliente Odoo utilizar.
Como funciona:
Ligue o Odoo à Procuros através de um ecrã de configuração central
Escolha o vendedor, armazém, localização e método de envio predefinidos para as encomendas recebidas
Depois de configurada a ligação, pode trocar automaticamente encomendas de venda, faturas, notas de crédito e guias de remessa entre o Odoo e os seus parceiros através da Procuros
O Odoo verifica se há novas encomendas a cada dez minutos, mas pode alterar a definição para um intervalo de apenas cinco minutos
O Odoo regista cada documento enviado e recebido, para que saiba exatamente o que saiu ou entrou e se algo falhou.
O que ganha:
Cobertura de documentos padrão: O conector trata tipos de documentos padrão, como encomendas de venda, faturas, notas de crédito e guias de remessa, nos dois sentidos, sem desenvolvimento personalizado
Compatibilidade multiempresa: Uma única instância do Odoo pode gerir várias ligações de empresas em paralelo
Rastreabilidade total: Cada documento enviado e recebido fica registado, e qualquer erro é assinalado de imediato, por exemplo, um produto que ainda não existe no Odoo
Flexibilidade: Tudo o que estiver fora dos tipos de documentos padrão, como uma ligação ao seu fornecedor de logística, pode ser desenvolvido sobre esta base
Manutenção a longo prazo: Disponível para todos os utilizadores a partir do Odoo 16, Odoo 17, Odoo 18, Odoo 19 e todas as versões futuras.
A IA processa as encomendas das empresas que não utilizam EDI
O seu projeto EDI está agora totalmente configurado, mas ainda precisa de obter os dados dos parceiros que não utilizam EDI.
Normalmente, os dados das encomendas são extraídos dos PDF com modelos. Mas, para cada novo formulário de encomenda de um fornecedor ou parceiro, é necessário criar layouts individuais com regras específicas.
A IA elimina essa tarefa manual. Na Procuros, a IA de OCR (reconhecimento ótico de caracteres) lê os PDF e extrai automaticamente os dados das encomendas. Em seguida, associa os números e as descrições dos produtos aos registos do Odoo.
Depois, as suas regras de validação são aplicadas ao resultado, e tudo o que falhar é devolvido ao parceiro antes mesmo de chegar ao seu sistema.
Uma equipa interna compara os dados extraídos pela IA com o PDF original e corrige eventuais erros. Depois de aprovada a revisão manual, as encomendas são importadas automaticamente para o Odoo.
Casos de sucesso do Odoo EDI em vários setores
As empresas recorrem sobretudo ao EDI quando um pequeno número de empresas representa uma grande parte do seu volume de encomendas. Estas são algumas das empresas que já utilizam EDI no Odoo com a much. & Procuros:
Comércio de vestuário desportivo: Uma marca suíça que vende vestuário desportivo de alto desempenho a muitos parceiros. Utiliza o EDI de forma intensiva para encomendas de clientes B2B e documentos de fornecedores
Entrega de refeições: Uma empresa alemã que vende refeições prontas congeladas diretamente aos consumidores e através de grandes cadeias de supermercados alemãs. Utiliza o EDI para comunicar com marketplaces e fornecedores
Comércio B2B: Uma empresa familiar com longa tradição que importa produtos da China para o mercado europeu e utiliza o EDI para comunicar com fornecedores estrangeiros e trocar encomendas/faturas com clientes B2B
Produtos promocionais e merchandising: Uma empresa de Colónia que importa e distribui produtos de outras marcas sob licença. Utiliza o EDI para comunicar com os seus fornecedores e com as marcas que distribui.
Uma empresa típica que pode beneficiar do conector Odoo EDI da much. & Procuros…
Trabalha com mais de 30 clientes ou fornecedores
Vende a grandes retalhistas que exigem EDI
Processa mais de 1 000 encomendas por mês
Recebe encomendas em diferentes formatos.
Como é um projeto de Odoo EDI com o conector da much. & Procuros
Incluímos o EDI como parte da sua implementação do Odoo e desenvolvemos o seu projeto com o conector Odoo EDI da much. x Procuros.
O envolvimento do cliente durante a configuração do EDI é reduzido. Terá de responder a perguntas, insistir com algum fornecedor mais lento e, ocasionalmente, executar uma ação num portal a que só a sua empresa tem acesso.
1. Análise e conceito
Primeiro, mapeamos o estado atual do processo de encomendas: o que não funciona, o que é preciso acrescentar e o que vale a pena manter.
Depois, decidimos em conjunto os tipos de mensagem e os dados a transferir no âmbito do conceito global.
2. Âmbito e contacto com os parceiros
A Procuros define o âmbito dos tipos de documentos e dá prioridade aos parceiros a integrar primeiro. Preparamos o seu Odoo para os documentos que estes vão enviar, para que ambos os lados estejam prontos ao mesmo tempo. O contacto começa cedo, porque o bloqueio costuma ser a capacidade de resposta dos parceiros e não a ligação em si.
3. Implementação
Configuramos, desenvolvemos e migramos os dados para o Odoo ao mesmo tempo que integramos o conector. Em paralelo, a Procuros realiza os testes, a validação e o mapeamento dos parceiros. Os utilizadores finais testam a configuração antes da aprovação do Go-live.
4. Go-live
O Go-live da configuração do Odoo e do Procuros Connector acontece em simultâneo, pelo que as mensagens EDI são enviadas e recebidas desde o primeiro dia.
5. Manutenção a longo prazo
Atualizamos o Procuros Connector para cada nova versão do Odoo, para que o seu EDI continue a funcionar após cada upgrade. Se os nossos clientes precisarem de funcionalidades adicionais, desenvolvemo-las à medida.
Se precisar de adicionar um novo fornecedor ou cliente, configuramo-lo no seu Odoo enquanto a Procuros estabelece a ligação com ele.
Se precisar de migrar de um ERP legado ou tiver dados de encomendas noutro software, acompanhamos a transição enquanto a Procuros se mantém ligada aos dois sistemas. As encomendas continuam a chegar durante a mudança.
A Procuros mantém as ligações estáveis e adapta-se a quaisquer novos requisitos, incluindo alterações de conformidade que possam resultar em penalizações.
Veja o conector Odoo EDI em ação
O nosso especialista Nuhash Kinzel fez um webinar com a Procuros e apresentou toda a configuração do Odoo EDI passo a passo. Veja a demonstração ao vivo e descubra como uma encomenda em PDF chega via EDI como encomenda de venda confirmada no Odoo.
Perguntas Mais Frequentes (FAQ) sobre o Odoo EDI
O Odoo tem EDI integrado?
Em parte. O Odoo tem EDI integrado apenas para a faturação eletrónica. É compatível com formatos como Factur-X e XRechnung, bem como com formatos específicos de cada país, e pode funcionar como o seu ponto de acesso Peppol. Não abrange a troca de documentos com fornecedores, como encomendas EDIFACT de um retalhista ou uma ligação por AS2 ou OFTP, que é o que o conector Odoo EDI da much. & Procuros acrescenta.
Que documentos pode trocar com o conector Odoo EDI?
O conector Odoo EDI da much. & Procuros troca encomendas de venda, faturas, notas de crédito e guias de remessa nos dois sentidos, sem desenvolvimento personalizado. Os tipos de documentos para além desse conjunto padrão podem ser desenvolvidos sobre o conector.
O Odoo consegue processar encomendas de parceiros que não utilizam EDI?
Sim. Com o conector Odoo EDI da much. & Procuros, os parceiros sem EDI enviam as suas encomendas em PDF para um endereço de e-mail dedicado. Depois, a IA de OCR extrai os dados da encomenda e associa-os aos produtos do seu Odoo. As suas regras de validação são aplicadas ao resultado, e a encomenda é criada como encomenda de venda do Odoo com a mesma estrutura de uma encomenda EDI.
Vamos automatizar o seu processo de encomendas com o Odoo EDI
Os nossos especialistas ajudam-no a configurar o EDI no seu Odoo e a automatizar o seu processo de encomendas. Analisamos os seus parceiros de negócio e volumes de documentos e indicamos onde o Procuros Connector pode assumir o controlo.