A maioria das empresas pensa que já tem um sistema de gestão documental (DMS): SharePoint, Google Drive ou o armazenamento de anexos integrado no seu ERP.
Mas um DMS precisa de fazer mais do que armazenar ficheiros. Os três principais benefícios de um DMS são:
manter um registo de conformidade inalterável
dar a cada equipa um acesso eficiente à versão correta de cada documento
automatizar a receção dos ficheiros que chegam.
Veja como o Odoo Documentos cumpre todos estes requisitos (e mais) para que cada ficheiro seja um registo de base de dados totalmente integrado nos seus processos.
Índice
O Odoo Documentos cumpre os 3 grandes objetivos de um DMS
1. Conformidade: o Odoo Documentos cria registos de auditoria sem esforço
2. Eficiência: o Odoo liga ficheiros entre aplicações para manter cada processo atualizado
3. Automatização: o Odoo digitaliza e cria documentos à prova de auditoria com IA
O Odoo Documentos cumpre os 3 grandes objetivos de um DMS
Um bom DMS precisa de cumprir 3 objetivos ao mesmo tempo:
Conformidade sem esforço: criar um registo de auditoria gerado pelo sistema e uma prova legal integrada para cada ação sobre um documento
Eficiência entre departamentos: ligar registos de documentos em tempo real entre módulos do ERP, para que cada departamento trabalhe com uma única fonte de verdade, sem duplicar ficheiros
Automatização end-to-end: combinar o OCR nativo com Agentes de IA para extrair dados de documentos externos e ativar tarefas internas do ERP sem atrasos humanos.
O Odoo Documentos oferece os três logo de raiz.
Funcionalidade do DMS | O que a empresa precisa | Como o Odoo Documentos resolve |
Funcionalidade principal | Controlo de versões, prevenção de acumulação de ficheiros e nomenclatura estável | Arquivo de versões em segundo plano, restauro de versões com um clique e organização automática de anexos nas pastas certas |
Segurança e conformidade | Registos de auditoria à prova de adulteração, gestão de acessos, retenções regulatórias e prova legal | Acesso a espaços de trabalho por função, bloqueio de pastas apenas para gestores, período de retenção de 30 dias no lixo antes da eliminação permanente automática, registos de atividade imutáveis e hashes de assinatura eletrónica integrados |
Integração e arquitetura | Fluxos de trabalho ligados entre módulos do ERP e departamentos | Anexos diretos aos registos, artigos de conhecimento incorporados em tempo real e atalhos de ficheiros entre espaços de trabalho |
Gestão documental externa | Governação unificada entre o ERP interno e as unidades na nuvem | Controlo centralizado do espaço de trabalho para ficheiros nativos do Odoo e integrações com armazenamento externo na nuvem, como o Google Drive, o OneDrive, etc. |
Automatização e OCR | Digitalização OCR nativa e eliminação da introdução manual de dados nos ficheiros recebidos | Extração de texto por OCR automatizada, combinada com Agentes de IA para executar tarefas internas do ERP |
A vantagem do Odoo: porque é que um DMS integrado ganha
As ferramentas DMS autónomas costumam significar pagar por mais uma aplicação desligada do trabalho do dia a dia.
Como o Odoo Documentos está integrado diretamente no ERP, não é preciso pagar uma subscrição de software à parte. E, mais importante, os ficheiros não ficam isolados.
Por exemplo, quando um utilizador cria e anexa manualmente um documento (como contratos, fichas técnicas ou faturas), ou quando o Odoo gera um ficheiro automaticamente a partir de um gatilho (e.g. encomendas de venda ou de compra), este é guardado como registo diretamente no módulo relevante.
Quanto mais módulos do Odoo utilizar, melhor fica o seu DMS: cada módulo que usa alimenta automaticamente o mesmo sistema central, sem que ninguém precise de voltar a carregar ou reorganizar os ficheiros.
1. Conformidade: o Odoo Documentos cria registos de auditoria sem esforço
O registo do documento escreve-se sozinho
Sempre que um utilizador abre, transfere, edita ou altera as permissões de um documento, o Odoo regista isso automaticamente no histórico do documento.
A entrada é gerada pelo sistema, pelo que nenhum utilizador, nem mesmo um administrador, a pode editar ou eliminar. Para qualquer documento no sistema, pode abrir as notas de registo e ver exatamente quem lhe mexeu e quando.
Substituir ficheiros é proibido por natureza
Um colaborador precisa de atualizar um documento, como uma política revista ou uma nova versão de um contrato.
O Odoo Documentos oferece a opção de carregar uma nova versão, para que os utilizadores não precisem de substituir o ficheiro nem carregar várias versões com pequenos ajustes.
Isto significa que um documento é atualizado automaticamente para a nova versão, enquanto as versões anteriores ficam guardadas em arquivo, em todos os locais onde possa estar anexado nas aplicações do Odoo.
A partir desse momento, qualquer pessoa que procure esse ficheiro acede à versão recém-atualizada. O Odoo arquiva a versão anterior e mantém o nome do documento estável.
A vista de Gestão de Versões mostra todas as versões por ordem cronológica, e qualquer uma delas pode ser restaurada.
No caso de modelos de documentos preenchidos com dados personalizados de cada vez, os documentos antigos permanecem intactos no sistema. Só os novos modelos utilizam a nova versão. Para os utilizadores, o problema de ter ficheiros intermináveis como “contrato_FINAL_v2_revisto_definitivo_final.pdf” não existe num sistema onde o histórico de versões é automático.
O Documentos liga-se ao Odoo Assinatura para uma prova de dados completa
Quando ativa um fluxo do Odoo Assinatura num documento, o PDF final contém mais do que uma assinatura. Inclui:
O nome de quem assina
E-mail
Endereço IP
Data e hora de cada etapa (aberto, assinado, contra-assinado)
Um hash digital do documento.
A prova de execução está dentro do próprio documento, e não é guardada noutra aplicação ou plataforma.
Eliminar é uma ação protegida por predefinição
Quando um ficheiro é eliminado no Odoo Documentos, não deixa de existir. Em vez disso, move-se para um espaço de trabalho de Lixo, ao qual só gestores e administradores têm acesso.
Os ficheiros ficam ali durante um período de retenção definido, antes de sequer ser possível eliminá-los de forma permanente.
Para efeitos de conformidade, os gestores que lidam com requisitos de retenção do RGPD ou períodos de retenção documental veem assim eliminado o risco de eliminações acidentais ou não autorizadas.
2. Eficiência: o Odoo liga ficheiros entre aplicações para manter cada processo atualizado
Um ficheiro ligado dentro de um procedimento ou guia da empresa costuma quebrar assim que alguém o atualiza, e os utilizadores podem encontrar ligações inválidas ou versões antigas ao clicar.
O Odoo resolve isto ao nível da aplicação. Dentro de qualquer artigo de conhecimento, escrever /document abre um seletor ligado diretamente aos seus espaços de trabalho do Odoo Documentos.
Incorpora o ficheiro original como pré-visualização integrada ou como cartão compacto, sem precisar de criar cópias nem adicionar ligações de transferência.
Quando a equipa jurídica ou de compliance carrega uma nova versão do ficheiro principal no Odoo Documentos, todos os artigos de conhecimento que incorporam esse ficheiro refletem a atualização automaticamente.
Muitas vezes há documentos a que várias equipas precisam de aceder, como uma política global consultada tanto por Vendas como pelo Jurídico.
O Odoo Documentos oferece a ação Criar Atalho, que coloca um ponteiro para o ficheiro num segundo espaço de trabalho. O original permanece num único local, com um único conjunto de controlos de acesso e um único histórico de versões, e cada equipa vê-o dentro do seu próprio espaço de trabalho.
Os botões inteligentes trazem esta mesma ligação para as transações do dia a dia, permitindo saltar diretamente para a guia de remessa ou fatura correspondente, sem ter de procurar entre os anexos.
3. Automatização: o Odoo digitaliza e cria ficheiros à prova de auditoria com IA
Para documentos que têm origem fora do Odoo (e.g., faturas de fornecedores, contratos digitalizados, formulários de onboarding), o processo de automatização começa com a receção do documento:
Receção por e-mail: é possível configurar um endereço de e-mail dedicado para cada pasta. Qualquer ficheiro enviado para esse endereço é guardado e processado automaticamente no local certo
Divisão visual de documentos: ao carregar PDF de várias páginas digitalizados em lote, é possível dividi-los visualmente em ficheiros individuais diretamente no espaço de trabalho, antes do processamento
Extração de texto por OCR: o Odoo lê e extrai automaticamente o conteúdo dos ficheiros carregados através de reconhecimento ótico de carateres (OCR). Isto torna os ficheiros totalmente pesquisáveis no Documentos e permite que aplicações como a Contabilidade leiam os dados das faturas sem introdução manual.
Quando um ficheiro externo chega a um espaço de trabalho, o Odoo lê-o automaticamente. A partir daí, um Agente de IA assume o processo.
O Odoo permite associar um Agente de IA diretamente a um espaço de trabalho do Odoo Documentos ou a um artigo de conhecimento.
Depois de ativado, o agente monitoriza os ficheiros recebidos. Quando chega um novo documento, lê o conteúdo e cruza-o com os procedimentos operativos padrão (SOP) da sua empresa guardados no Odoo Informação.
Depois de ativado, o agente monitoriza os ficheiros recebidos. Quando chega um novo documento, trabalha a partir do conteúdo que o OCR já extraiu e cruza-o com os procedimentos operativos padrão da sua empresa guardados no Odoo Informação.
O Agente de IA executa então a ação necessária no ERP, como criar uma ficha de fornecedor, agendar uma atividade de acompanhamento ou assinalar uma discrepância, sem esperar que uma pessoa a reveja primeiro.
Por exemplo, veja como um fluxo de onboarding de fornecedores funciona na prática:
Um PDF de onboarding de fornecedor chega ao espaço de trabalho designado, através de carregamento manual ou do alias de e-mail
Se for uma digitalização de várias páginas, um utilizador pode dividir visualmente o PDF em registos separados
O Agente de IA cruza os dados extraídos com a sua política de conformidade de fornecedores na aplicação Informação
Se passar, cria uma nova ficha de fornecedor com os dados fiscais extraídos e agenda uma atividade de acompanhamento para uma chamada de onboarding
Se algo não corresponder, assinala o documento para revisão manual.
Como configurar o Odoo Documentos para conformidade
Funcionalidade | Caminho de configuração | Objetivo |
Centralização de ficheiros | Para encaminhar os anexos dos registos de negócio para espaços de trabalho governados, aceda a: Documentos > Configuração > Definições. Em Centralização, atribua os espaços de trabalho de destino para cada aplicação do ERP. | Encaminha os anexos dos registos de negócio para espaços de trabalho governados |
Grupos de acesso ao espaço de trabalho | Para restringir a visibilidade e os direitos de edição por grupo de utilizadores, aceda a: Documentos > Configuração > Espaços de Trabalho. Selecione a pasta e atribua as permissões de utilizador no separador Direitos de Acesso. | Restringe a visibilidade e os direitos de edição por grupo de utilizadores |
Etiquetas de documento | Para ativar a filtragem por estado (e.g., Rascunho, Assinado, Auditado), aceda a: Documentos > Configuração > Etiquetas de Espaço de Trabalho. Crie uma categoria de etiquetas, adicione etiquetas e atribua-as a espaços de trabalho específicos. | Ativa a filtragem por estado (Rascunho, Assinado, Auditado) |
Política de bloqueio | Para bloquear uma pasta de conformidade, de modo a que ficheiros assinados ou auditados não possam ser modificados sem aprovação da gestão, aceda a: Documentos > Configuração > Espaços de Trabalho. Selecione a pasta e configure a Política de Bloqueio no separador Direitos de Acesso. | Impede a modificação de ficheiros bloqueados sem aprovação |
Retenção do lixo | Para impor um período de recuperação antes da eliminação permanente, aceda a: Documentos > Configuração > Espaços de Trabalho. Selecione a pasta, abra o painel Detalhes e defina o período de retenção do lixo. | Impõe um período de recuperação antes da eliminação permanente |
OCR / digitalização | Para ativar a extração automática de texto nos ficheiros recebidos, aceda a: Documentos > Configuração > Definições. Desça até Digitalização, marque a caixa para ativar o OCR e selecione o seu modo de processamento. | Ativa a extração automática de texto nos ficheiros recebidos |
Receção por alias de e-mail | Para atribuir um alias de e-mail que encaminha os anexos recebidos diretamente para um espaço de trabalho, aceda a: Documentos > Configuração > Espaços de Trabalho. Selecione a pasta e introduza um endereço de e-mail dedicado no campo Alias de E-mail. | Atribui um alias de e-mail para encaminhar automaticamente os anexos para o OCR |
Agente de IA | Para monitorizar os ficheiros recebidos e executar ações no ERP, abra qualquer pasta do espaço de trabalho, clique no painel do lado direito, abra o separador Assistente de IA e configure as suas regras de ativação. | Monitoriza os ficheiros recebidos e executa ações no ERP |
Perguntas Mais Frequentes (FAQ) sobre o Odoo Documentos
O Odoo Documentos cumpre os objetivos principais de um DMS?
Sim. O Odoo Documentos garante a conformidade sem esforço através de registos invioláveis, traz eficiência entre departamentos ao ligar ficheiros atualizados entre as aplicações do ERP e automatiza a receção de documentos com OCR nativo e agentes de IA.
O Odoo Documentos está totalmente em conformidade e preparado para auditorias?
Sim. O sistema regista automaticamente cada ação sobre um ficheiro num histórico de atividade inalterável que nem os administradores podem editar. Impõe o arquivo de versões em segundo plano, integra assinaturas eletrónicas com validade legal através do Odoo Assinatura e restringe a eliminação permanente de ficheiros através de um espaço de lixo protegido.
Como é que o Odoo Documentos automatiza a introdução de dados dos ficheiros recebidos?
A aplicação Documentos do Odoo extrai automaticamente o texto de PDF e ficheiros digitalizados através do OCR integrado. Depois, os agentes de IA conectados podem ler esses dados, cruzá-los com os seus procedimentos internos e executar automaticamente tarefas internas do ERP, como criar fichas de fornecedores ou faturas.
Vamos falar sobre a configuração do seu Odoo Documentos
Os nossos especialistas ajudam-no a conceber fluxos documentais que centralizam os seus ficheiros e resistem quando os auditores batem à porta.