Odoo KI im Einsatz: Individuelle E-Mail-Antworten mit dynamischen KI-Texten

Automatisierte Antworten sind Fluch und Segen zugleich. Sie sparen zwar enorm viel Zeit, wirken aber oft distanziert und unpersönlich. 

Das Problem: Im stressigen Alltag fehlt den Teams schlicht die Zeit, jede Vorlage manuell auf den jeweiligen Kontakt zuzuschneiden.

Mit den dynamischen KI-Textfeldern von Odoo ändern Sie das. Sie automatisieren Ihre Korrespondenz, gehen aber trotzdem ganz individuell auf die spezifischen Anliegen Ihrer Kunden ein.

Odoo KI macht automatische Antworten persönlich

Kunden merken sofort, wenn sie eine Standard-Mail aus dem Baukasten erhalten – und fühlen sich oft nicht richtig wertgeschätzt.

Durch den Einsatz von dynamischen KI-Texten in Ihren Odoo-Vorlagen werden Ihre E-Mails intelligent und reagieren direkt auf den Kontext der Anfrage.

Das bringen dynamische KI-Textfelder:

• Automatisierung ohne Qualitätsverlust: Massen-Mails fühlen sich für den Empfänger wie persönliche Nachrichten an. 
• Schnellere Qualifizierung: Sie können bereits in der ersten Antwort gezielt fehlende Informationen abfragen und darauf basierend automatisch Leads oder Tickets erstellen.
• Proaktiver Service: Beantworten Sie häufig gestellte Fragen, noch bevor der Kunde sie explizit stellt.
• Echte Skalierbarkeit: Egal ob 10 oder 1.000 Anfragen – jeder Kontakt erhält eine durchdachte und passende Antwort.

So richten Sie individuelle Antworten mit KI-Textfeldern ein

Hier zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Automatisierung aufsetzen. Wir nutzen dafür ein Helpdesk-Ticket als Beispiel, der Ablauf funktioniert aber für jede E-Mail-Vorlage in Odoo.

1. Vorlagen vorbereiten 

Stellen Sie sicher, dass der Debug-Modus in Odoo aktiviert ist.

Navigieren Sie dann zu Helpdesk → Konfiguration → Phasen.

Wählen Sie die Phase „Neu“ und klicken Sie auf die E-Mail-Vorlage „Helpdesk: Ticket erhalten“.

2. Dynamischen KI-Text hinzufügen 

An der Stelle, an der die KI den Text generieren soll, tippen Sie einfach /KI (oder /AI, je nach Spracheinstellung) und wählen die Option „Prompt“. Es erscheint ein lilafarbenes Feld, in das Sie Ihre Anweisungen schreiben.​

3. Den Prompt definieren 

In unserem Beispiel wollten wir den Kunden nach spezifischen Details fragen (Auftragsnummern, Rechnungen etc.) und den Text genau auf seinen Fall zuschneiden. 

Unsere Anweisung an die KI lautet:

„Stelle relevante Fragen, um den Kunden und sein Anliegen besser zu identifizieren. Fordere ihn dann auf, auf die E-Mail zu antworten, falls er weitere Informationen hinzufügen möchte.“

Um die Nachricht so persönlich wie möglich zu gestalten, nutzen wir dynamische Platzhalter für den Namen und die Beschreibung des Tickets.

So gehts:

4. Die Automatisierung in Aktion

Sobald ein Kunde ein neues Ticket eröffnet, scannt die Odoo KI die vorhandenen Informationen (Name, Problembeschreibung) und generiert daraus einen individuellen Text.

Da die Vorlage so eingestellt ist, dass sie beim Ticket-Eingang ausgelöst wird, erhält der Kunde sofort eine E-Mail, die exakt auf sein Anliegen eingeht.

Zusätzliche Möglichkeiten:

• Gezielte Rückfragen basierend auf dem Inhalt der ersten Nachricht stellen.
• Passende FAQs direkt mitschicken.
• Und vieles mehr!